Veel PDF-bestanden tegelijk samenvoegen: 20, 50 of 100 stuks

Een jaardossier van 40 facturen. Een bouwtekeningenmap. Een scriptie waarvan elk hoofdstuk apart is aangeleverd. Bij grotere stapels kunnen gratis tools een grens per bestand, merge of periode hanteren. Controleer die grens voordat je alles uploadt.

Bij ons ligt de gratis grens op 5 bestanden per keer. Dat staat er bewust vooraf bij. En je kunt er alsnog een stapel van 50 mee wegwerken, als je het slim aanpakt.

De rondes-methode

Het idee is simpel: je voegt in groepjes samen en voegt de resultaten daarna nog een keer samen. Een samengevoegde PDF is namelijk gewoon weer een PDF, dus die kan zo weer de tool in.

Met 5 bestanden per merge geldt:

• 5 bronbestanden: 1 merge
• 24 bronbestanden: 5 merges voor de groepen en 1 slotmerge
• 50 bronbestanden: 10 groepsmerges en daarna minimaal 3 vervolgmerges; door de limiet van 10 merge-starts per uur loopt dit over meer dan één uur

Voor die 24 facturen betekent dat vijf groepjes samenvoegen en daarna één slotmerge: zes afzonderlijke mergehandelingen.

Nummer je bestanden eerst

Zet vóór je begint een nummer vooraan in elke bestandsnaam. Zo blijft je bedoelde volgorde herkenbaar:

• 01-voorblad.pdf
• 02-inhoudsopgave.pdf
• 03-hoofdstuk-1.pdf

Gebruik een voorloopnul. Daardoor toont een bestandskiezer die op naam sorteert 02 vóór 10. De browser kan bestanden in een andere selectievolgorde aanleveren, dus controleer altijd de zichtbare lijst en versleep bestanden waar nodig.

Heb je meer dan negen bestanden, gebruik dan twee cijfers (01 tot en met 24). Boven de honderd drie.

Geef je tussenbestanden een eigen naam

Noem de resultaten van je rondes niet samengevoegd.pdf, samengevoegd(1).pdf enzovoort. Dan weet je in de laatste ronde niet meer welke welke is. Gebruik deel-A.pdf, deel-B.pdf, deel-C.pdf.

Zet ze ook even in een aparte map. Zo voorkom je dat je in de slotronde per ongeluk een origineel meesleept in plaats van het tussenbestand, waardoor een deel van je pagina's dubbel in het eindresultaat belandt.

De pagina-inhoud wordt niet opnieuw gecomprimeerd

Bij samenvoegen worden pagina's niet als afbeeldingen opnieuw gerenderd of gecomprimeerd.

De tekst, afbeeldingen en resolutie van de pagina-inhoud blijven daardoor behouden. Het resultaat is wel een nieuw PDF-document. Controleer interactieve formulieren, digitale handtekeningen, bladwijzers en metadata apart als die belangrijk zijn.

Dat is wél anders bij comprimeren. Daar worden afbeeldingen opnieuw berekend en op een lagere kwaliteit weggeschreven. Doe je dat een paar keer achter elkaar, dan zie je het echt: vlekkerige scans en zachte letters. Comprimeer dus hooguit één keer, en doe het aan het eind.

Waarom je eindbestand groot wordt

De som van de bronbestanden geeft alleen een ruwe orde. PDF-objecten, lettertypen, metadata en gedeelde structuren kunnen het eindbestand kleiner of groter maken.

Scans kunnen veel zwaarder zijn dan digitaal gegenereerde tekst. De uitkomst hangt af van resolutie, kleur, compressie, lettertypen en ingesloten afbeeldingen.

Loop je tegen de bijlagelimiet van je eigen mailprovider aan, comprimeer dan ná het samenvoegen. Meer over waarom bestanden opzwellen staat in PDF te groot na het samenvoegen.

Wanneer rondes geen zin meer hebben

Bij een grote bundel vraagt deze route veel afzonderlijke merges en controles. Bereken vooraf hoeveel handelingen nodig zijn en houd rekening met maximaal 10 merge-starts per uur.

Doe je dit structureel — maandelijkse dossiers, een archief, een boekhouding die elk kwartaal terugkomt — dan verwerkt Pro tot 500 documenten per merge. Boven 5 MB per bestand is momenteel geen grens gegarandeerd. De API is nog niet live.

Blijf je binnen vijf bestanden per merge en de uurlimiet, dan kan de gratis route voldoende zijn. Pro is bedoeld voor maximaal 500 bestanden in één merge.