Word-documenten samenvoegen tot één Word-bestand (niet naar PDF)

Wil je na het samenvoegen blijven typen, dan heb je één Word-bestand nodig in plaats van een PDF. Denk aan een scriptie uit losse hoofdstukken, een handboek van meerdere auteurs of een offerte met bijlagen die later nog verandert.

In Word zit deze functie onder Invoegen → Object → Tekst uit bestand. Controleer na het invoegen de stijlen, kop- en voetteksten.

De route: Invoegen → Object → Tekst uit bestand

Maak eerst een kopie van je eerste document en werk daarin. Gaat er iets mis met de opmaak, dan gooi je de kopie weg in plaats van je origineel te moeten repareren.

1. Open het document dat vooraan komt.
2. Druk op Ctrl+End (Mac: Cmd+End). Je cursor staat nu helemaal onderaan.
3. Gebruik Ctrl+Enter voor alleen een nieuwe pagina. Moet het ingevoegde document een eigen kop- of voettekst houden, voeg dan via Indeling → Eindemarkeringen een sectie-einde toe.
4. Ga naar tabblad Invoegen. Zoek de groep Tekst, rechts in het lint. Klik op het kleine pijltje naast Object en kies Tekst uit bestand.
5. Selecteer één document en herhaal deze stap per bestand. Zo bepaal je de volgorde zelf, onafhankelijk van de bestandskiezer.

In een smal Word-venster verstopt het lint de groep Tekst achter een knopje met drie puntjes. Zie je Object nergens staan, maak je venster dan even breder.

Valkuil 1: de opmaak van document 1 wint

Word past de opmaakprofielen van het ontvangende document toe op ingevoegde tekst. Is "Kop 1" in jouw document Calibri 16 en in het ingevoegde document Arial 14 vet, dan wordt alles Calibri 16.

Een sectie-einde bewaart sectie-instellingen zoals marges, paginering en kop- of voetteksten, maar geeft een sectie geen eigen documentbrede stijldefinities. Controleer conflicterende stijlen na het invoegen en herstel ze handmatig wanneer de bronopmaak moet blijven staan.

Valkuil 2: kop- en voetteksten verdwijnen

Kop- en voetteksten horen in Word bij een sectie. Microsoft adviseert daarom een nieuwe sectie wanneer het ingevoegde document een eigen kop- of voettekst moet houden.

Dezelfde oplossing als hierboven: zet een sectie-einde neer vóór je invoegt, en koppel de nieuwe sectie los van de vorige. Dat laatste doe je door in de kop- of voettekst te klikken en de knop Aan vorige koppelen uit te zetten. Zolang die aan staat, neemt je nieuwe sectie stug de voettekst van de vorige over.

Let op: "Combineren" is iets heel anders

Onder Controleren → Vergelijken → Combineren zit een functie die in het Nederlands ook zoiets als samenvoegen heet. Die gebruik je niet hiervoor.

Combineren is bedoeld voor twee versies van hetzelfde document. Je stuurt een stuk naar twee collega's, allebei zetten ze wijzigingen bijhouden aan, en je krijgt twee bestanden terug met verschillende aanpassingen. Combineren legt die naast elkaar en maakt er één versie van met alle wijzigingen zichtbaar. Gooi je daar twee compleet verschillende documenten in, dan krijg je een onleesbare brij aan wijzigingsmarkeringen.

Geen Word? Dan wordt het lastiger

LibreOffice Writer heeft dezelfde functie onder Invoegen → Tekst uit bestand en gedraagt zich vergelijkbaar. Google Docs kan het niet: daar bestaat geen invoeg-functie voor hele documenten, dus je bent aangewezen op kopiëren en plakken. Bij twee korte documenten is dat eerlijk gezegd sneller dan uitzoeken waar de knop zit.

Eén ding om te weten bij kopiëren en plakken: gebruik Ctrl+Shift+V als je alleen de tekst wilt en niet de opmaak van de bron. Anders sleep je lettertypen en regelafstanden mee die je daarna handmatig moet rechttrekken.

Wanneer je beter wél voor PDF kiest

De vraag "Word of PDF" gaat eigenlijk over wat er daarna met het document gebeurt.

Blijft er nog aan geschreven worden, dan houd je het in Word. Is het af en ga je het opsturen, inleveren of printen, dan is PDF bedoeld om de layout consistenter te behouden en voorkom je dat iemand er per ongeluk in typt.

In dat geval hoef je niet eerst in Word te knutselen. Sleep je losse .docx-bestanden in de Word samenvoegen-tool en je krijgt één PDF terug. De conversie loopt server-side via LibreOffice, dus je hebt zelf geen Office nodig. Bestaande PDF's voeg je daarna in een tweede stap toe via de PDF-tool.